ここ最近、あちこちで取り上げられることが急に多くなった「マイナンバー制度」。

その全容がよく分からない雰囲気も漂ったまま、今月（平成27年10月）から、マイナンバーの通知が始まり、平成28年１月（厚生年金保険、健康保険については、平成29年１月）からマイナンバーの利用が開始されます。

 

１．マイナンバー（社会保障・税番号）とは？

「マイナンバー」とは、国民一人ひとりに割り当てられる12桁の個人番号です。

マイナンバーは、国や地方公共団体などで、社会保障・税・災害対策の３つの分野のうち、法律か条例で定められた手続きのみで使用されますが、従業員を雇用している民間事業者においても、税や社会保険の手続きなどでマイナンバーを取り扱うことがあります。

 

２．民間事業者がマイナンバーを取り扱う場面は？

社会保障の分野では、雇用保険、健康保険、年金などの手続きの際に作成・提出する書面（被保険者資格取得・喪失届など）に、従業員等のマイナンバーを記載することになります。

一方、税分野では、例えば、給与所得の源泉徴収票や報酬等に係る支払調書などの税務署等に提出する法定調書等に、従業員や株主などのマイナンバーを記載することになります。

 

３．民間事業者が注意しなければいけないことは？

民間事業者がマイナンバーを取り扱うに当たっては、次のようなことに注意しなければなりません。

 

(1) マイナンバーの取得に当たって

マイナンバーの取得は法律で定められた税と社会保険の手続に使用する場合にのみ可能です。それ以外の目的（自社の顧客管理など）でマイナンバーを取得することはできません。

 

マイナンバーの取得の際には、あらかじめ利用目的を明示することのほか、他人のなりすまし等を防止するため、厳格な本人確認（身元確認と番号確認）を行うことが必要です。

 

(2) 利用・提供に当たって

法律で定められた税と社会保険の手続き以外でのマイナンバーの利用・提供は禁止されています。

社員番号や顧客管理番号としての利用は、仮に社員や顧客の同意があってもできません（社員名簿にマイナンバーを記載することは必ずしも禁止されていません。）。

 

(3) 保管・破棄に当たって

マイナンバーを含む個人情報は、必要がある場合（翌年度以降も継続的に雇用関係が認められる場合や法令で一定期間の保存が義務づけられている場合など）に限り、その保管が認められます。

したがって、保管しておく必要がなくなった場合や保存期間を経過した場合には、速やかにマイナンバーを破棄・削除しなければなりません。

破棄や削除を前提に、書類やデータのファイリングのしかたなども工夫したいところです。

 

(4) 安全管理措置

マイナンバーを含む個人情報の取り扱いは、従来の個人情報よりも厳重に行う必要があります。

 

マイナンバーを適正に取り扱うための社内規程を作成することのほか、従業員に対するマイナンバー制度の概要の周知など従業員の教育を行うことも大切です。

マイナンバーをパソコンで管理する場合には、ウイルス対策ソフトを導入・更新し、アクセスパスワードを設定すること、データではなく紙などで帳簿等を管理する場合には、鍵付きの棚や引き出しに保管することなど、情報漏えい等を防止するための対応をしましょう。

また、人事・給与担当者などの事務取扱担当者を決め、それ以外の人からむやみに見られることがないように座席配置を工夫することや、シュレッダーでの破棄などマイナンバーを破棄・削除する方法を検討することなども重要かもしません。

 

詳細については、ガイドラインや「Ｑ＆Ａ」などが次々と出されていますので、機会があれば、また改めてご紹介したいと思います。

 

４．マイナンバー制度の導入に当たって

マイナンバーの通知が始まった後は、民間事業者においても、従業員のマイナンバーを取得していくことなります。

どのような場合にマイナンバーを利用することになるのか、いつまでに従業員のマイナンバーを取得すればよいのかを確認したうえで、必要な安全管理措置を検討してください。

 

中小規模事業者（事業者のうち従業員の数が100人以下の事業者であって、一定の事業者を以外のもの）については、安全管理措置が一部緩和され、対応方法が別に示されていますが、安全管理措置を執らなくてよいことにはなっていません。

事業規模などにかかわらず、今後ますます情報の管理体制を考えなければならない時代になりそうです。